Assistant(e) de Manager / de Direction

Au sein d’une grande entreprise, l’Assistant(e) de Manager assiste un ou plusieurs directeurs de service en prenant en charge le suivi administratif des dossiers. Les dossiers seront différents selon le service de rattachement (service technique, commercial, communication, ressources humaines….)

Il  prend également en charge toute la partie organisationnelle :

  • la gestion des plannings et des RDV,
  • l’organisation de déplacements : la réservation des billets d’avion, de voiture, hôtel…,
  • l’organisation des réunions : réservation des salles, préparation des documents, prise de notes, rédaction compte-rendu…

Il peut être amené à coordonner l’information et la communication interne et externe au service
Il peut assurer l’accueil.
Il peut être amené à travailler dans un contexte international

 

Exemple de missions proposées par nos entreprises partenaires à nos alternants/apprenant :

  • Matrice de compétences de tous les collaborateurs du département,
  • Trames types de réponse, compilation des certificats de capacités
  • Gestion des Notes de frais
  • Gestion du planning des encadrants / suivi des déplacements pour optimisation et covoiturage
  • Peut être amené(e) à rédiger des notes de services internes,
  • Peut être amené(e) à créer des pochettes pour des voitures de sociétés
  • Supervise la gestion des envois des courriers et la diffusion aux services supports du siège,
  • Supervise la réception et l’envoi des notes de frais chaque fin de mois pour envoi au siège,
  • Assure le lien avec le service juridique du siège dans le suivi administratif des litiges et contentieux.
  • Assure le suivi du plan de formation en lien avec les services du siège.
  • Gère les dossiers pour les entretiens individuels,
  • Peut-être amené à suivre les visites médicales des collaborateurs,
  • Assure le suivi des documents administratifs des collaborateurs entrants,
  • Gère le registre du personnel.

Qualités requises

L’assistant(e) de manager doit faire preuve de discrétion. Les données des dossiers sont souvent confidentielles. Il/elle doit être fiable et diplomate.

Ce poste nécessite de bonnes qualités rédactionnelles, une bonne orthographe et expression orale. Il demande d’être organisé(e), dynamique et curieux (se).

Maîtrise de l’outil informatique (l’ensemble du Pack Office). La maîtrise d’une ou deux langues étrangères est un plus.

Nos formations pour ce métier